FORMACIÓ GESTIÓ ECONÒMICA [2.REGISTRE D'OPERACIONS]

_______________________________________________________

Gestió econòmica.
Inici → Geconomica

Mòdul de Gestió Econòmica d’Esfer@: la gestió pressupostària [+]

_______________________________________________________

2. REGISTRE D'OPERACIONS  [+]

_______________________________________________________

    2.1 Gestió de proveïdors i aportadors

    2.2. Despesa simplificada

    2.3. Reserves

    2.4. Gestió de la despesa

    2.5. Ingrés simplificat

    2.6. Gestió de l'ingrés

2.1 GESTIÓ DE PROVEÏDORS i APORTADORS

"El director/usuari haurà de carregar els proveïdors i aportadors del centre. ...de dos tipus:

    · Proveïdors/aportadors precarregats per l’usuari Administrador: ja tenen informació, que es carregarà un cop seleccionat el proveïdor/aportador per part de l’usuari. Són proveïdors comuns que poden tenir tots els centres.

    · Proveïdor/aportador creat per l’usuari director/usuari: en aquest cas. l’usuari haurà d’informar tots els camps del proveïdor/aportador.

Els proveïdors i aportadors poden tenir dos tipus d’estat: actiu/inactiu, la qual cosa permet deshabilitar un proveïdor o aportador quan no sigui d’interès (per error en introduir-lo, perquè ja no existeix, etc.)" [2.1.1]

··················································

"Si un proveïdor està actiu permet crear factures i reserves. Quan està inactiu es deshabilita automàticament l’opció d’utilitzar el proveïdor per generar una factura o reserva." [2.1.2.4]

··················································

2.2 DESPESA SIMPLIFICADA

Dins el mòdul de Gestió Econòmica d’Esfer@:

GESTIÓ PRESSUPOSTÀRIA  +  GESTIÓ COMPTABLE

"L’enllaç entre el pressupost i la comptabilitat és la IMPUTACIÓ D'INGRESSOS i DESPESES"

" Hi ha dos tipus de despeses:
·La despesa simplificada (d’ús excepcional i esporàdic), que correspon a una petita despesa de la qual es disposa d’un tiquet de caixa però no es té una factura. La despesa simplificada té un límit màxim de 300,00€. Aquest límit és un paràmetre del sistema.
·Les factures, que corresponen a aquelles despeses per les quals el centre ha rebut una factura." [2.2.1]

··················································

"A diferència de la despesa, en la despesa simplificada no cal seleccionar cap proveïdor, perquè totes es fan contra el mateix proveïdor genèric definit en el programa."

··················································

[Proveïdors i despeses] → [Despesa simplificada] → [BOTÓ Afegeix]

• Dades generals: (...) “Què?” (concepte de la despesa i dates) i “Quant?” (imports totals).
  • Data comptable: En general, la data comptable és la mateixa que la data en què realment s’ha fet la despesa, llevat que aquesta data estigui dins un període del qual ja s’han liquidat els impostos. El sistema valida que la data comptable sigui correcta i impedeix introduir valors que corresponguin a períodes ja liquidats.
  • Import total despesa (...)
  • Descripció: descripció (concepte) (...)
  • Doc. Referència: camp no modificable, (...) el genera internament el sistema.
    
    
• Detall despesa: dades de com es fa la imputació de la despesa simplificada contra el pressupost (partides o subpartides i reserves) o contra els comptes extrapressupostaris. Aquesta secció correspondria a la pregunta de “Com?” (com es reparteix l’import entre les diferents partides, subpartides, centres de cost o comptes extrapressupostaris). El detall de la despesa simplificada és una taula on es poden especificar una o més línies d’assignació. Cada una d’elles té els camps següents:
  • Reserva: El camp permet cercar una reserva prement el botó d’acció  del mateix camp. En cas que ja s’hagi seleccionat una partida, no es pot seleccionar una reserva.
  • Codi Partida / Subpartida / Extrapressupostari: El camp permet cercar una partida, subpartida o compte extrapressupostari prement el botó d’acció  del mateix camp. En cas que ja s’hagi seleccionat una reserva, no es pot seleccionar una partida, subpartida o compte extrapressupostari.
  • Descripció: descripció de la partida / subpartida / compte extrapressupostari.
  • Centre de cost: permet seleccionar els centres de cost que tingui assignats la partida o subpartida (quan es va fer la dotació pressupostària). En cas que s’hagi triat un compte extrapressupostari, aquest camp està desactivat.
  • Import: import que s’assigna a aquesta línia.

• Venciments: dades de com es pagarà l’import de la despesa simplificada. Permet definir diversos venciments (terminis) amb diverses formes de pagament. Aquesta secció correspondria a la pregunta de “Quan?” (dates de pagament).     [2.2.2.3]

··················································

• El sistema fa les validacions de la despesa simplificada. Les principals validacions són:
  • El camp Data comptable ha d’estar dins de l’any del pressupost i dins d’un període no liquidat d’impostos.
  • La suma dels imports de les línies de detall ha de coincidir amb el camp Import total despesa.
  • La suma de tots els imports dels venciments ha de coincidir amb el camp Import total despesa.
  • Validacions de saldo disponible (segons s’escaigui).
    • Saldo de la reserva.
    • Saldo de la partida/subpartida i centre de cost.
    • Saldo del compte extrapressupostari.
  • Validacions de saldo disponible als bancs i caixes especificats en els venciments.

• Si una validació falla es mostra un missatge d’errada a l’usuari (Imatge 22. Exemple de missatge d'errada) per tal que pugui esmenar-la i tornar-ho a intentar. [+]
  

2.3 RESERVES

"Una de les regles bàsiques de la gestió pressupostària d’Esfer@ és que un pressupost no pot ser deficitari (les despeses no poden superar mai els ingressos quan es tanca el pressupost). Per aquest motiu, és molt important poder fer un control molt acurat de les despeses."

"El concepte de reserva permet fer per avançat una previsió de les despeses que tindrà el centre, independentment de quan es rebi la factura de proveïdor i se’n faci efectiu el conseqüent pagament. Això permet reservar una part del pressupost per a determinades partides de despesa, quan la despesa encara no s’ha executat realment, però es té previsió que es farà. L'import que s’ha assignat a una reserva i, en conseqüència, a una o diverses partides del pressupost, ja no està disponible (és a dir, és com si haguéssim congelat part del saldo d’una o diverses partides de despesa)."

[Proveïdors i despeses] → [Reserves]

?????? REALISTA?????

2.4 GESTIÓ DE LA DESPESA

2.4.2.3. Introduir la factura d’un proveïdor

[ Esfera / GestióEconòmica / ExerciciXXXXPressupostGeneral / ProveïdorsDespeses / Factures ]

"Quan el centre rep una factura d’un proveïdor, s’ha d’introduir (registrar) en la comptabilitat del mòdul de Gestió econòmica d’Esfer@.

- Núm. Document: número de factura que apareix en el document enviat pel proveïdor.
- Núm. Doc. Intern: número de document intern que ha d’assignar l’usuari. (Opcional).
- Doc. Referència: camp que no es pot modificar, ja que el número de document de referència el genera internament el sistema.
- Data Document: data de la factura que apareix en el document enviat pel proveïdor.
- Data comptable: En general, és la mateixa que la data de la factura (data del document) llevat que aquesta data estigui dins d’un període del qual ja s’han liquidat els impostos. El sistema valida que la data comptable sigui correcta i impedeix introduir valors que corresponguin a períodes ja liquidats. (JV PROPOSA QUE AQUESTA SIGUI LA DATA DE PAGAMENT DEL REBUT O TRANSFERÈNCIA).

·········································································
Detalls del procediment d’entrada d’una factura:

1- Selecció del proveïdor: és imprescindible seleccionar un proveïdor com a primer pas de la introducció de la factura. En cas contrari, no es pot detallar la factura ni afegir venciments.

2- Completar les dades generals de la factura.
[VEURE A DALT]

3- Introduir el detall de la factura.
[En el detall de la factura es desglossa la manera en què l’import total de la factura s’imputa al pressupost o als comptes extrapressupostaris.]
Reserva: no introduim res. Codi Partida: busquem amb lupa.

4- Afegir venciments a la factura.
Data de Venciment sera la data de pagament.
Tipus de Pagament: transferència, rebut (domiciliat), efectiu...

5- Desar la factura.
·········································································

2.4.2.4. Modificar una factura

"És possible fer algunes modificacions sobre una factura creada. L’abast de les modificacions que es poden fer en una factura és bastant limitat.

Els camps de la factura que es poden modificar són els següents:
Núm. Document: número de factura que apareix al document emès pel proveïdor.
Núm. Doc. Intern: número de document intern introduït per l’usuari.
Data document: data de factura que apareix al document emès pel proveïdor.
Informació dels venciments no liquidats. Els venciments liquidats només es poden anul·lar (vegeu Anul·lar un pagament).

2.4.2.5. Anul·lar una factura

2.4.2.6. Abonar una factura

2.5 INGRÉS SIMPLIFICAT

"Hi ha dos tipus d’ingressos:
· L’ingrés simplificat, que correspon a un petit ingrés d’un particular i pel qual no es fa cap desglossament d’IVA.
· L’ingrés que corresponen a ingressos pels quals sí que es hi ha desglossament d’IVA.

[ Esfera / GestióEconòmica / ExerciciXXXXPressupostGeneral / AportadorsiIngressos / IngrésSimplificat ]

"Quan el centre rep un ingrés pel qual no emet factura, l’ha de registrar en la comptabilitat del mòdul de Gestió econòmica d’Esfer@ com a ingrés simplificat. → [2.5.2.3. Introduir un ingrés simplificat] [+]

2.6 GESTIÓ DE L'INGRÉS

[ Esfera / GestióEconòmica / ExerciciXXXXPressupostGeneral / AportadorsiIngressos / Ingressos ]

"Des de la pantalla de la llista d’ingressos, premeu el botó +Afegeix...

"A la pantalla de creació d’ingrés [+] hi ha quatre blocs de dades:
· Dades generals
· Aportador seleccionat
· Detall de l’ingrés
· Venciments

"Els passos a seguir per introduir un nou ingrés són els següents:
· Selecció de l’aportador: és imprescindible seleccionar un aportador com a primer pas de la introducció de l’ingrés. En cas contrari, no podrem detallar l’ingrés ni afegir venciments.
· Completar les dades generals de l’ingrés.
· Detall de l’ingrés.
· Afegir venciments a l’ingrés.
· Desar l’ingrés.